10 trucs Slack pour exprimer votre culture d’entreprise, augmenter la productivité et créer un environnement bienveillant

assez simple à utiliser, essentiel pour le travail en équipes distribuées, le logiciel de communication de style clavardage Slack s’est imposé dans de multiples organisations comme outil de partage d’information et de collaboration.

à MAIN, Slack est notre outil principal de communication. nous n’envoyons pratiquement aucun courriel à l’interne. voici 10 trucs sous la forme de commandements pour exprimer votre culture d’entreprise, pour augmenter votre productivité et pour créer un environnement bienveillant sur Slack!

prendre le temps de s’organiser

avec le flot de canaux potentiel, il est important de se donner des règles de base pour bien s’organiser. les 6 premiers commandements portent sur les choses que nous avons faites à MAIN pour s’y retrouver collectivement.

1- une convention de nomenclature de canaux, tu feras

à MAIN, tous nos noms de canaux ont des préfixes contextuels(ex. rh-, équipe-, gestion-). ceci nous permet rapidement de classer nos canaux.

• gestion-gouv-ca
• gestion-comptabilité
• équipe-pro
• équipe-perso
• gestion-rh
• gestion-rh-candidatures-spontanées

2-garder une logique dans tes noms de canaux, tu essayeras

par exemple, à MAIN nous créons des canaux par projets et même parfois un canal par composante de projet en ajoutant certains suffixes pour nous indiquer la nature des projets (ex. -dev pour un projet en développement pas encore en cours, -ext pour un canal avec des collaborateurs externes à l’organisation).

ceci permet de cadrer rapidement le contexte des discussions et d’éviter les messages hors contexte.

• a-momentumpi (Canal général du projet momentumPI qui sert à discuter des opérations courantes)
• a-momentumpi-idea (Canal spécifique pour parler des composantes inclusion, diversité, équité et accessibilités du projet)
• a-momentumpi-gouv et admin (Canal spécifique pour parler des comités de pilotage, éléments administratifs du projet)
• a-momentumpi-éducation-pi (Canal spécifique pour parler du volet éducatif du projet)

P.S.: Le « a- » en préfixe, c’est pour l’unité d’affaires appelée « appui à l’accélération ».

3-bien documenter les entêtes des canaux, tu viseras

les entêtes des canaux permettent d’ajouter des thèmes. ça peut être une petite phrase pour expliquer la raison d’être d’un canal. il est aussi possible d’ajouter des documents, des liens externes ou des liens vers des dossiers logés dans Google Drive. c’est vraiment essentiel pour collaborer efficacement.

4- dans les fils de discussion, tu répondras

si le diable est dans les détails, on peut l’exorciser en répondant toujours à travers les fils de discussion! on l’oublie parfois, surtout avec l’app mobile dont l’interface des fils de discussion n’est pas aussi intuitive pourtant c’est un truc essentiel pour augmenter sa productivité dans Slack.

les fils de discussion sont un moyen simple de donner plus de contexte et de bien consigner par écrit tous les détails d’un enjeu. c’est donc une source d’information précieuse surtout pour les collègues qui se font appeler en renfort (taggés) plus tard dans la discussion.

5- les messages importants, tu épingleras

à MAIN, on utilise une combinaison des fils de discussion et des épingles pour consigner les sous-sujets qui ne méritent pas nécessairement un canal spécifique, mais qui peuvent perdurer dans le temps.

par exemple, dans notre canal #équipe-tech, nous avons un fil de discussion pour consigner les tentatives d’hameçonnage qui auraient échappées à nos filtres pourriels — habilement appelé THREAD tentatives hameçonnage ou autres activités « fishy » 🎣. ceci permet de s’y référer rapidement en consultant les éléments épinglés dans l’entête du canal, et permet aussi aux nouvelles personnes joignant le canal de trouver rapidement des informations contextuelles utiles.

6- les discussions privées, tu éviteras

à MAIN, nous avons choisi de prendre comme posture de bannir les conversations privées et d’encourager que toutes les conversations de travail soient dans des canaux. cette pratique est celle qui génère le plus de réticence au début. poser sa question qui semble insignifiante ou s’adressant à une seule personne en public? étrange… il est vrai qu’il faut un certain temps pour s’y habituer.

la réalité c’est que plusieurs membres de l’équipe vont s’introduire dans des conversations pour ajouter leur « grain de sel » et leur « deux cennes », et ce, même si la conversation ne s’adressait pas vraiment à eux.elles!

ceci dit, dans un environnement de travail en mode hybride, nous avons constaté que l’information est souvent fragmentée et que la seule façon d’avoir tous les morceaux du puzzle est souvent par ces conversations publiques. cette façon de faire reproduit un peu la tendance naturelle en milieu de travail qu’on a d’attraper des informations au vol lorsque deux collègues discutent ensemble. et nos projets s’en trouvent enrichis par cette pratique!

faire vivre votre culture

avec une équipe décentralisée qui ne travaille que rarement dans le même bureau physique, la culture de l’organisation s’exprime dans l’utilisation de nos outils technologiques.

créer une connexion avec ses collègues par des petites blagues d’initiés, jouer avec l’humour rend tellement le quotidien et les relations plus agréables! les 4 prochains commandements sont voués à la culture d’entreprise.

7- l’utilisation des emoji, tu ne bouderas pas

à MAIN, nous utilisons beaucoup les emojis pour répondre aux messages dans Slack. c’est même une information donnée lors de l’accueil de nouvelles recrues. même si la dernière mise à jour de Slack a relégué les réactions en arrière-plan, c’est un outil essentiel à notre productivité! par exemple, au lieu de répondre aux collègues « fait » lorsque l’on a complété une demande, nous utilisons le ✅ . ceci évite une notification, c’est rapide et clair.

nous créons aussi des emoji personnalisés! les captures d’écran Zoom des collègues, prises au bon moment, converties en emoji personnalisés, font vivre notre culture et ajoutent un peu d’humour à notre espace.

8-utiliser les mises à jour de statut Slack pour communiquer son état, tu feras

Slack offre la possibilité de mettre un statut lié à son profil de façon temporaire. quelques statuts sont programmés de facto dans la plateforme (ex. 🌴 En vacances). il est aussi possible pour les usagers de mettre un statut personnalisé.

à MAIN, l’équipe s’est donné un code pour signaler aux collègues quand on a besoin de doux, qu’on vit quelque chose de désagréable ou pour montrer que l’on aurait besoin de support de l’équipe. pas besoin d’étaler sa vie privée en public si on n’en a pas envie. le simple ajout de l’emoji de pieuvre (🐙) dans son statut Slack est suffisant pour signaler que l’on est en mode « traiter délicatement svp ». l’utilisation de ce code fait partie du processus d’accueil de toutes les nouvelles recrues.

9- encourager des collisions spontanées, tu stimuleras

toujours dans la catégorie « statut attaché au profil Slack », nous avons ajouté un statut paramétré à tous les usagers pour stimuler les interactions spontanées entre collègues.

un peu comme travailler dans le même espace physique pouvait le faire, nous avons créé un statut d’équipe à l’antithèse du « je suis concentré.e, ne pas déranger ».

lorsque l’on a un petit lousse dans notre calendrier, nous sommes invités à activer le sympathique statut « porte ouverte, chu dispo, appelle moé! ». visible à tous les autres usagers, ce statut permet de créer des microconversations spontanées et permet parfois de valider rapidement des détails sur les projets en cours sans devoir prévoir un AUTRE meeting.

10- créer des canaux ou inclure des app sociales, tu n’hésiteras pas

nous avons un canal spécifiquement destiné aux personnes amatrices du jeu Wordle. nous utilisons aussi des applications intégrées dans Slack pour amener d’autres façons de connecter. par exemple, nous utilisons l’application Donut qui match deux personnes ensemble aux deux semaines, de façon aléatoire, les invitant à se rencontrer pour 15-30 minutes afin d’échanger sur des sujets hors travail de leur choix. pour les gens en panne d’inspiration, l’application propose même des questions pour briser la glace au besoin.

l’application Polly permet de proposer des sondages, anonymes ou pas, à l’équipe. tous les membres peuvent créer un sondage. donc, que ce soit pour connaître « Lequel de ces choix reflète le mieux votre utilisation régulière de Zoom (sur une base hebdomadaire) » ou pour connaître « Quelle est la meilleure façon d’apprêter un Kraft Dinner? » Polly est là pour toi.

évidemment, chaque entreprise a sa propre culture. et vous, quelles sont les façons uniques d’utiliser Slack dans votre organisation que vous aimeriez partager avec nous? on vous écoute!

– Caroline Cloutier